INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
I. DEFINITII
- Date cu caracter personal înseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;
- Prelucrare înseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea;
- Restrictionarea prelucrarii înseamna marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;
- Creare de profiluri înseamna orice forma de prelucrare automata a datelor cu caracter personal care consta în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoana fizica, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanta la locul de munca, situatia economica, sanatatea, preferintele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se afla persoana fizica respectiva sau deplasarile acesteia;
- Pseudonimizare înseamna prelucrarea datelor cu caracter personal într-un asemenea mod încât acestea sa nu mai poata fi atribuite unei anume persoane vizate fara a se utiliza informatii suplimentare, cu conditia ca aceste informatii suplimentare sa fie stocate separat si sa faca obiectul unor masuri de natura tehnica si organizatorica care sa asigure neatribuirea respectivelor date cu caracter personal unei persoane fizice identificate sau identificabile;
- Sistem de evidenta a datelor înseamna orice set structurat de date cu caracter personal accesibile conform unor criterii specifice, fie ele centralizate, descentralizate sau repartizate dupa criterii functionale sau geografice;
- Operator înseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau împreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile si mijloacele prelucrarii sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevazute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;
- Persoana împuternicita de operator înseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal în numele operatorului;
- Destinatar înseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism careia (caruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent daca este sau nu o parte terta. Cu toate acestea, autoritatile publice carora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de catre autoritatile publice respective respecta normele aplicabile în materie de protectie a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrarii;
- Parte terta înseamna o persoana fizica sau juridica, autoritate publica, agentie sau organism altul decât persoana vizata, operatorul, persoana împuternicita de operator si persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate sa prelucreze date cu caracter personal;
- Consimtamânt al persoanei vizate înseamna orice manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc sa fie prelucrate;
- Incalcarea securitatii datelor cu caracter personal înseamna o încalcare a securitatii care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizata a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;
- Intreprindere înseamna o persoana fizica sau juridica ce desfasoara o activitate economica, indiferent de forma juridica a acesteia, inclusiv parteneriate sau asociatii care desfasoara în mod regulat o activitate economica;
- Autoritate de supraveghere înseamna o autoritate publica independenta instituita de un stat membru în temeiul articolului 51;
II. ANGAJAMENTUL VALTHERM CONFORT CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Valtherm Confort S.R.L. (în continuare denumita „Valtherm”) se angajeaza sa implementeze standarde de confidentialitate si transparenta cu privire la datele cu caracter personal pe care le prelucreaza în activitatea curenta, în conformitate cu principiile prevazute de legislatia privind protectia datelor aplicabila în România, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice în ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46 / CE (în continuare denumit „Regulamentul” sau „GDPR”).
Aceasta nota de informare priveste datele personale ale partenerilor nostri de afaceri, ale altor persoane care ne contacteaza si care ne viziteaza si ale reprezentantilor sau contactelor ori angajatilor acestora, si se aplica datelor colectate prin e-mail sau prin alte modalitati off-line, precum si în ceea ce priveste datele cu caracter personal colectate prin intermediul website-ului nostru https://www.valtherm.ro Prezenta nota descrie modul în care prelucram datele cu caracter personal în gestionarea relatiei cu partenerii nostri de afaceri, categoriile datelor dumneavoastra pe care le prelucram, modalitatea si scopurile în care le colectam si folosim, durata procesarii acestora date, destinatarii catre care transferam datele cu caracter personal care va privesc si drepturile dumneavoastra în calitate de persoana vizata si modul în care le puteti exercita. De asemenea, pentru Politica de prelucrare a datelor completa, va rugam sa consultati informatiile disponibile la adresa https://www.valtherm.ro si Politica Cookie detaliata, în care se explica folosirea cookie-urilor, ca dispozitive de localizare web, prin intermediul website-ului nostru.
III. CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE
Conform Legii nr. 677/2001 si Regulamentului (UE) 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date, subscrisa, SC VALTHERM CONFORT SRL, cu sediul in Bucuresti, strada Margeanului, nr.48, bl.M126, sc.1, et.8, ap.30, sector 5, colecteaza si prelucreaza urmatoarele date cu caracter personal:
a). numele si prenumele clientului;
b). codul numeric personal – CNP;
c). serie si numar C.I.;
d). adresa exacta a clientului;
e). numarul (numerele) de telefon/fax;
f). adresa de email;
g). informatii comerciale suplimentare prelucrate în mod obligatoriu într-un proiect sau raport contractual cu Valtherm sau comunicate în mod voluntar de catre dumneavoastra, cum ar fi instructiuni acordate, plati efectuate, solicitari si proiecte etc.;
h). alte date cu caracter personal privind preferintele dumneavoastra, daca se dovedesc relevante în cadrul relatiilor de afaceri desfasurate între parti;
i). detalii ale vizitelor dumneavoastra la birourile noastre sau ale întâlnirilor cu dumneavoastra;
Datele cu caracter personal care va privesc sunt furnizate direct de dumneavoastra sau provin de la o sursa terta. Spre exemplu, putem colecta date cu caracter personal de la organizatia dumneavoastra, alte organizatii cu care aveti legaturi, agentii guvernamentale, birouri de credit, furnizori de informatii sau servicii sau din baze publice. În cazul în care ne furnizati date cu caracter personal cu privire la o alta persoana (cum ar fi o persoana cu care aveti relatii profesionale), aveti obligatia de a va asigura ca aveti dreptul sa ne divulgati aceste date cu caracter personal si ca, fara a mai lua alte masuri, putem colecta, folosi si divulga acele date cu caracter personal, asa cum se descrie în prezenta. În special, trebuie sa va asigurati ca respectiva persoana fizica are cunostinta de toate aspectele tratate în prezenta, asa cum acestea privesc persoana fizica respectiva, inclusiv identitatea noastra, modul în care ne poate contacta, scopurile în care colectam, practicile noastre de divulgare a datelor cu caracter personal (inclusiv divulgarea catre destinatari diversi), dreptul persoanei fizice de a obtine acces la datele cu caracter personal si de a depune plângeri cu privire la gestionarea datelor cu caracter personal, si consecintele nefurnizarii datelor cu caracter personal (cum ar fi imposibilitatea noastra de a presta servicii).
IV. SCOPURILE ÎN CARE SUNT PRELUCRATE DATELE ȘI TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRÄ‚RII
Subscrisa colectam si procesam datele Dumneavoastra cu caracter personal in urmatoarele scopuri:
a). gestionarea relatiei cu clientul ori furnizorul pe care îl reprezentati;
b). negocierea si încheierea contractului cu clientul ori furnizorul;
c). derularea activitatilor pe care executarea contractului le presupune, pentru pregatirea sau solicitarea materialelor necesare, ori pentru a comunica cu dumneavoastra în legatura cu solicitarile dumneavoastra si pentru orice alte aspecte relevante legate de afaceri;
d). analizarea si îmbunatatirea serviciilor si comunicarilor noastre catre dumneavoastra;
e). în scopul monitorizarii si evaluarii conformitatii cu politicile si standardele noastre;
f). în scopul identificarii persoanelor autorizate sa tranzactioneze în numele clientilor, furnizorilor si/sau partenerilor nostri;
g). în scopul respectarii hotarârilor judecatoresti si exercitarii si/sau apararii drepturilor noastre legale; si
h). în orice scop aferent si/sau auxiliar oricarora dintre cele de mai sus sau orice alt scop pentru care datele dumneavoastra cu caracter personal ne-au fost furnizate. Ne bazam în toate cazurile de mai sus pe temeiul interesului legitim în furnizarea serviciilor noastre în functie de domeniul nostru de activitate si gestionarea relatiei cu clientii nostri ori interesul legitim în accesarea serviciilor furnizate de catre partenerii nostri si gestionarea relatiei cu furnizorii nostri.
i). gestionarea sau administrarea relatiei de afaceri a dumneavoastra sau a organizatiei dumneavoastra cu Valtherm, inclusiv servicii de procesare a platilor, contabilitate, auditare, facturare si încasare, asistenta;
j). intocmirea documentelor necesare privind prestarea unuia sau a mai multor servicii constand in punere in functiune / verificare tehnica periodica / reparatii (service) si întretinere în perioada de garantie si post garantie;
k). beneficierea de catre client de prevederile garantiei pentru produsele achizitionate; decontarea de catre Vaillant Group Romania S.R.L. / Viessmann S.R.L. a serviciilor prestate de subscrisa pentru client in perioada de garantie (inclusiv in perioada de garantie comerciala extinsa, daca este cazul).
Pentru prestarea serviciilor in garantie, pentru aparatele de folosinta îndelungata marca Vaillant / Viessmann vândute în România si, dupa caz, instalate si functionând în mod legal, în România, este necesara verificarea indeplinirii conditiilor care rezulta din certificatul de garantie si/sau din contractul de garantie comerciala extinsa, inclusiv verificarea identitatii Clientului (cumparatorului) si a confirmarii faptului ca acesta are dreptul de a solicita serviciile subscrisei in conformitate cu garantia. In lipsa acordului Dumneavoastra pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, in conditiile descrise in acesta informare, nu putem verifica indeplinirea conditiilor de acordare a garantiei, existand riscul de a nu beneficia de avantajele oferite de aceasta.
V. DEZVÄ‚LUIREA DATELOR DUMNEAVOASTRÄ‚ CU CARACTER PERSONAL
Putem dezvalui datele dumneavoastra cu caracter personal în urmatoarele împrejurari:
a). Catre autoritatile statului (la cererea acestora);
b). Catre Vaillant Romania SRL/Viessmann SRL în cadrul cerintelor noastre de raportare a certificatelor de garantie emise, care se supune acelorasi obligatii prevazute de Regulamentul (UE) 2016/679 cu privire la aplicarea masurilor corespunzatoare de protectie pentru a asigura integritatea si securitatea datelor dumneavoastra cu caracter personal;
c). Catre Inspectia de Stat pentru Controlul Cazanelor, Recipientelor sub Presiune si Instalatiilor de Ridicat – ISCIR;
d). Catre societati care presteaza servicii pentru controale împotriva spalarii banilor si în alte scopuri de prevenire a fraudelor si infractiunilor si societati care presteaza servicii similare, inclusiv institutii financiare, birouri de credit si autoritati de reglementare cu care sunt partajate datele respective;
e). Catre orice tert caruia îi cesionam sau novam orice drepturi sau obligatii;
f). Catre instante de judecata, autoritati de aplicare a legii, autoritati de reglementare sau avocati sau alte persoane, daca se dovedeste necesar în mod just în vederea constatarii, exercitarii sau apararii unui drept în justitie sau a unui drept natural, sau în scopul unui proces de solutionare a diferendelor;
VI. PERIOADA DE STOCARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Datele dumneavoastra cu caracter personal vor fi pastrate atât timp cât sunt necesare în mod rezonabil în scopurile permise prin prezenta sau pâna la momentul când va retrageti consimtamântul (daca acesta este temeiul prelucrarii) si Valtherm nu mai are obligatia legala de a continua sa stocheze datele respective. Cu toate acestea, vom pastra datele dumneavoastra cu caracter personal atunci când acestea sunt necesare pentru exercitarea sau apararea de catre Valtherm a unui drept al dumneavoastra sau al altei persoane în justitie, pâna la finalul perioadei de retentie relevante sau pâna la solutionarea respectivelor actiuni în instanta. Cu exceptia cazului în care ne solicitati în mod expres sa stocam datele dumneavoastra cu caracter personal pe termen mai lung sau a cazului în care datele cu caracter personal sunt necesare pentru apararea unui eventual drept în justitie fara perioada de pastrare, datele cu caracter personal vor fi sterse în termen de maximum 30 de ani de la data la care au fost colectate.
VII. DREPTURILE PE CARE LE AVETI IN CEEA CE PRIVESTE DATELE CU CARACTER PERSONAL
Conform Legii nr. 677/2001 beneficiati de urmatoarele drepturi:
a). dreptul de acces la datele Dumneavoastra cu caracter personal;
b). dreptul de a solicita rectificarea sau actualizarea datelor cu caracter personal, atunci cand acestea sunt inexacte sau incomplete;
c). dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal in anumite circumstante (de ex. cand acestea nu mai sunt necesare in raport cu scopurile mentionate mai sus);
d). dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii datelor cu caracter personal (de ex. cand Dumneavoastra contestati exactitatea acestor date);
e). dreptul de a depune o plangere la subscrisa si/sau la autoritatea de supraveghere privind protectia datelor cu caracter personal sau, dupa caz, dreptul de a actiona in justitie in legatura cu modul de colectare si prelucrare a datelor cu caracter personal;
f). dreptul de a va retrage in orice moment consimtamantul acordat cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal;
g). dreptul de a fi uitat, in sensul adresarii unei solicitari catre subscrisa, pentru stergerea din evidentele noastre a datelor personale;
h). dreptul de a fi notificat de catre subscrisa in caz de incalcari privind securitatea datelor Dumneavoastra cu caracter personal;
i). dreptul la portabilitatea datelor, in sensul transferului datelor Dumneavoastra personale catre un alt operator de date cu caracter personal desemnat de Dumneavoastra;
Pentru exercitarea drepturilor mai sus mentionate, precum si pentru orice intrebari/clarificari suplimentare cu privire la prezenta informare sau in legatura cu utilizarea de catre subscrisa a datelor Dumneavoastra cu caracter personal, ne puteti contacta utilizand oricare dintre metodele de comunicare de mai jos:
a). prin e-mail, la adresa: office@valtherm.ro
b). prin telefon, la numarul: 0214105589
c). personal sau prin posta, la adresa : Calea Giulesti, nr.111, bl.5, sc.e, parter, ap.140, interf.140, sector 6, Bucuresti
Valtherm va lua în considerare orice solicitari sau plângeri primite din partea dumneavoastra si va vom transmite un raspuns imediat ce va fi posibil, însa nu mai târziu de 1 (una) luna de la primirea cererii. Daca nu sunteti multumit de raspunsul nostru, puteti adresa o plângere catre Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal – cu sediul în Bd. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, Bucuresti.